Le Comité Social et Economique de l’Unité Economique et Sociale (UES) du Groupe Neuflize OBC apporte le plus grand soin à la gestion et à la protection de vos données personnelles.

Ce document a vocation à vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, traitons et transmettons vos données personnelles. Le cas échéant, des informations complémentaires vous seront fournies par le biais de mentions écrites dans nos documents et/ou nos communications. Ce document a été validé par le CSE en date du 29 juillet 2021.

Nous vous recommandons de prendre le temps de lire ce document. Si vous avez des questions, nous vous invitons à prendre contact avec votre interlocuteur habituel ou notre Correspondant à la protection des données. Vous trouverez les informations de contact sur la page suivante.

Pour les besoins du présent document, les termes « nous » ou « nos/notre » ou « CSE » désignent le Comité Social et Economique de l’UES du Groupe Neuflize OBC.

Ce document est destiné à toute personne physique en relation, de façon directe ou indirecte, avec le CSE :

• Les collaborateurs de l’UES du Groupe Neuflize OBC,
• Les collaborateurs retraités de l’UES du Groupe Neuflize OBC
• Les personnes directement liées aux collaborateurs (conjoints, concubins, partenaires, enfants)

Pour les besoins du présent document, les termes « vous » ou « vos » ou « votre » désignent les personnes susmentionnées.

Le responsable de la protection des données personnelles :

Ce document est élaboré et mis à jour par le Comité Social et Economique de l’UES du groupe Neuflize OBC, agissant en tant que responsable de traitement de vos données personnelles.

Les informations de contact :

Un Délégué à la Protection des Données personnelles a été nommé pour l’ensemble des entités juridiques du Groupe ABN AMRO. Il exerce ses fonctions au siège social d’ABN AMRO à Amsterdam aux Pays-Bas. Ce Délégué à la protection des données s’est entouré d’une équipe internationale de Correspondants à la protection des données personnelles.

Vous pouvez contacter le Correspondant à la protection des données personnelles de Neuflize OBC en écrivant à l’adresse électronique suivante : cse.droitdacces@fr.abnamro.com ou par courrier postal à l’adresse :

Comité Social et Economique CSE de l’UES de Neuflize OBC

Correspondant à la protection des données, 3 avenue Hoche, 75008 Paris.

Si vous souhaitez vous adresser directement au Délégué à la protection des données personnelles du Groupe ABN AMRO, vous pouvez lui écrire par courriel à l’adresse privacy.office@nl.abnamro.com ou par courrier postal à l’adresse suivante :

ABN AMRO Privacy Office

Gustav Mahlerlaan 10, PO Box 283, (PAC : HQ1161), 1000 EA, Amsterdam, Pays-Bas.

Les données personnelles que nous collectons :

Une donnée personnelle est toute information qui se rapporte à une personne physique identifiée ou identifiable de façon directe ou indirecte. Le CSE collecte, utilise et conserve vos données personnelles telles que :

• des données d’état-civil, d’identité et de contact: genre, nom et prénom, adresse postale, adresse mail professionnelle et/ou personnelle, numéro de téléphone professionnel et/ou personnel, âge, date de naissance

• des informations relatives à vos situations familiale et professionnelle : date de mariage, composition du foyer, nombre d’enfants, ancienneté de votre emploi, informations sur un séjour individuel

• des informations financières, fiscales et bancaires : revenus nets imposables , coordonnées bancaires

Nous collectons les données personnelles directement auprès des personnes mentionnées plus haut ou indirectement auprès :

• des collaborateurs (retraités) pour les données relatives aux personnes à charge, ou aux conjoints

• de la Direction des Ressources Humaines de Neuflize OBC pour les données relatives aux enfants du collaborateur ou à l’adresse postale en cas d’absence prolongée du collaborateur par exemple

• de l’assistante sociale lorsqu’il est question d’une demande d’aide exceptionnelle

Les finalités et les fondements juridiques :

Dans le cadre de nos activités, nous nous appuyons sur les fondements juridiques suivants :

Le respect d’une obligation légale : 

Pour nous conformer à nos obligations légales, nous devons collecter, conserver et parfois transmettre vos données personnelles à des fins de gestion administrative :

• Encadrement de l’offre 1% logement: Nous accédons aux données d’identité des collaborateurs ayant déposé un dossier auprès d’Action Logement afin que nous puissions valider ou refuser la demande de la personne. Toutes les données personnelles fournies par le collaborateur à Action Logement ne sont ni accessibles ni utilisées par le CSE, sauf avec votre consentement préalable saisie directement sur la plateforme d’Action Logement.

• Réception et gestion des déclarations d’harcèlement: en cas de signalement reçu, nous collectons des informations sur l’identité du ou des collaborateurs concernés ainsi que des informations sur les faits qui font l’objet du signalement et qui nous sont transmis par le collaborateur.

• L’élaboration et la conservation des procès-verbaux des réunions organisées par les élus du CSE : nous conservons des informations sur l’identité des intervenants et de ceux qui ont pris la parole durant la réunion.

La poursuite de nos intérêts légitimes :

Nous utilisons vos données personnelles pour servir nos intérêts légitimes, sous réserve de nous assurer au préalable que nos intérêts n’empiètent pas sur les vôtres, ni sur vos libertés et droits fondamentaux. Il est dans l’intérêt de l’ensemble des collaborateurs (y compris les collaborateurs retraités) ainsi que dans l’intérêt de l’UES du Groupe Neuflize OBC de mettre en œuvre une politique sociale pour l’ensemble des collaborateurs afin qu’ils puissent bénéficier des prestations sociales disponibles.

Lorsque nous traitons vos données sur la base d’un intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement.

Nous collectons et utilisons vos données personnelles par exemple dans les cas suivants :

• La gestion et la distribution de cartes cadeaux offerts par le CSE aux collaborateurs et à leurs enfants à l’occasion des fêtes de fin d’année, ou à l’occasion de la fête des mères ou la fête des pères : nous collectons des informations sur la composition familiale du foyer du collaborateur, le nombre d’enfants, les noms et prénoms des enfants, leur date de naissance

• La gestion et la distribution des cartes C’kdo commandées par les collaborateurs : nous enregistrons l’identité des collaborateurs ayant passé commande

• La gestion et l’attribution d’une prime de naissance à l’occasion de la naissance d’un enfant du collaborateur : nous collectons le nom et prénom de l’enfant né ainsi que sa date de naissance

• La gestion et l’attribution d’une prime de mariage à l’occasion d’un mariage ou d’un pacs : nous collectons le nom et prénom du conjoint et la date du mariage ou la date du pacs

• La gestion et distribution de cadeaux et l’organisation d’évènements pour les collaborateurs comme par exemple le colis de fin d’année ou l’arbre de noël pour les enfants : nous enregistrons des données d’identification des collaborateurs et de leurs enfants

• La gestion d’offres promotionnelles telles que l’achat de chocolats, de jouets ou livres pour enfants… : nous enregistrons votre identité pour pouvoir distribuer les marchandises réceptionnées 

• L’analyse d’une demande d’aide et l’attribution d’un secours sous forme de versement pécuniaire ponctuel : l’analyse est réalisée par la commission d’attribution d’aides en collaboration avec l’assistante sociale sur la base de critères relatifs à l’état de gêne ou de besoin du demandeur. Des informations relatives aux revenus, charges et dettes peuvent à cette occasion être demandées.

Pour le calcul des avantages et des subventions mentionnés ci-après, nous vous demandons vos revenus individuels annuels nets imposables.  Nous vous invitons à nous communiquer votre bulletin de salaire de décembre de chaque année. Si vous ne souhaitez pas nous le fournir, vous êtes informés que vous bénéficierez du montant de subvention calculé sur le barème des revenus les plus élevés.

• Le calcul, la gestion et la distribution des chèques vacances ANCV 

• Le calcul, la gestion, l’attribution et le règlement des subventions voyages pour les voyages individuels réalisés par le collaborateur. Nous avons également besoin d’une facture acquittée et de vos coordonnées bancaires.

• Le calcul, la gestion, l’attribution et le règlement des subventions familiales:

• les séjours des enfants des collaborateurs (classes découvertes, séjours linguistiques, colonies de vacances et centres aérés). Nous avons également besoin d’une facture acquittée et de vos coordonnés bancaires.

• les cartes cadeaux pour la rentrée scolaire.

• L’organisation des voyages collectifs organisés par le CSE : nous collectons également des informations concernant le ou les voyageurs (identité, copie passeport) pour les transmettre à l’agence de voyage

• L’enregistrement audio des réunions des élus du CSE pour l’élaboration des procès-verbaux

Les destinataires de vos données personnelles :

En fonction du traitement, vos données personnelles sont traitées soit par la permanence du CSE, composée de collaborateurs détachées de la Direction des Ressources Humaines, soit par les élus eux-mêmes dans le cadre de leur mandat (comme par exemple le référent harcèlement, la commission d’attribution des aides ou la commission loge).

Pour atteindre les finalités expliquées dans cette notice, il est nécessaire de transmettre vos données à des tiers :

• Les prestataires externes ou sous-traitants de données personnelles : Nos prestataires ont besoin de vos données personnelles pour réaliser et fournir les services que nous leur confions. Ils sont également soumis à la confidentialité des données qui leur sont transmises. A titre d’exemple nous pouvons citer les prestataires de services informatiques, les prestataires d’édition des chèques cadeaux ou de chèques vacances, les sténotypistes …

• Les partenaires : Nous pouvons transmettre vos données personnelles à un tiers comme par exemple la banque dans laquelle nous avons ouvert un compte pour l’encaissement de vos chèques ou encore à l’agence de voyage en charge de l’organisation des voyages collectifs organisés par le CSE.

Ces tiers traitent vos données pour leur propre compte. Ils sont eux-mêmes responsables de cette utilisation et soumis aux mêmes obligations que le CSE en matière de protection des données personnelles.

• Les organismes et administrations publics : Le cas échéant, nous devons répondre à une demande officielle émanant d’une autorité comme par exemple l’administration fiscale.

Le transfert de vos données hors Union Européenne :

Vos données personnelles ne sont pas transférées vers un pays en dehors de l’Union Européenne.

La sécurité de vos données personnelles :

Nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité nécessaires pour éviter toute atteinte à la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité de vos données personnelles.

La durée de conservation des données personnelles :

Nous conservons vos données personnelles pendant une durée déterminée en fonction de nos obligations légales, des finalités déterminées ainsi que des durées de prescription applicables.  

A l’issue des durées de conservation, les données sont supprimées.

Vos droits :

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits listés ci-après. Vous pouvez exercer ces droits auprès de notre Correspondant à la protection des données personnelles. Pour réaliser les vérifications d’usage, une copie de votre pièce d’identité peut vous être demandée.

Le droit d’accès : Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, obtenir l’accès et une copie de ces données.

Droit de rectification : Vous pouvez demander la modification de vos données si vous estimez que celles-ci sont inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement : Vous avez le droit de nous demander la suppression de vos données. Nous ne pouvons cependant pas toujours accéder à votre demande notamment lorsque la loi nous oblige à conserver les données.

Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez nous demander de limiter l’utilisation de vos données à caractère personnel. Par exemple si vous estimez qu’elles ne sont pas exactes, que nous les utilisons abusivement, ou lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice alors que nous n’en avons plus besoin.

Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Droit à la portabilité des données : Pour les traitements fondés sur votre consentement vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données sous format électronique ou de demander le transfert à un tiers.

Droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès : Vous avez le droit de définir des directives générales et particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès. Vos éventuelles directives particulières seront enregistrées par le Comité Social et Economique, et vous pouvez les modifier ou les révoquer à tout moment.

Droit de retirer votre consentement : Pour les traitements de données personnelles pour lesquels vous avez donné votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

Droit d’introduire une réclamation : Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation relative aux traitements de vos données à caractère personnel auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy 75007 Paris ou sur www.cnil.fr.

***

Version 01.2025